Wissensmanagement in der Abschlussprüfung

Die Abschlussprüfer nutzen Wissensmanagement zur Qualitätssicherung

Die Globalisierung der Kapitalmärkte und die damit einhergehende Auflösung der „Deutschland AG“ hat die deutschen Abschlussprüfer vor neue Herausforderungen gestellt. Diese betreffen sowohl den Umfang der Prüfungstätigkeit (z. B. die Prüfung von Jahresabschlüssen nach US- GAAP und IFRS) als auch die Qualitätssicherung der eigenen Arbeit, die der externen Qualitätskontrolle durch die Wirtschaftsprüferkammer unterliegt. Ferner wurde die Berufsaufsicht der Wirtschaftsprüfer und vereidigten Buchprüfer den internationalen Anforderungen angepasst.

Heute beaufsichtigt die Abschlussprüferaufsichtskommission (APAK) die Arbeit der
Wirtschaftsprüferkammer, einer Körperschaft des öffentlichen Rechts. Die APAK ist ausschließlich mit vom Abschlussprüferberuf unabhängigen Personen besetzt. Die interne Organisation der Abschlussprüferpraxen ist prozessorientiert gestaltet und bei den großen Wirtschaftsprüferpraxen nur mit Hilfe eines Wissensmanagements steuerbar. Darüber hinaus kann ein IT-gestütztes Wissensmanagement die Informationsasymmetrie zwischen Management des Mandaten und Abschlussprüfer vermindern.

In welchem Umfang wird Wissensmanagement durch Abschlussprüfer genutzt?

Veröffentlichungen weisen darauf hin, dass in den großen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften mit internationalen Netzwerken, Wissensmanagement als unternehmerische Aufgabe mit systematischer Wissenspflege verstanden wird. Dabei wird eine Wissenskultur geschaffen, die durch ein Competence Center laufend verbessert und erhalten wird. Die professionelle Handhabung des Aktualisierungsprozesses mit klaren Verantwortlichkeiten wird als entscheidender Faktor angesehen. Für die Inhalte des Wissensmanagements sind Teams verantwortlich, die durch ein engmaschiges Netzwerk miteinander verbunden sind. Die benutzte Software ist auf die Unternehmensprozesse ausgerichtet. Prozessmanagement, Qualitätsmanagement und Wissensmanagement bilden eine Einheit.

Wie verhalten sich kleine Abschlussprüferpraxen bei der Anwendung des Wissens-
managements?

Abschlussprüferpraxen der zweiten Reihe, die ein internationales Netzwerk unterhalten, haben grundsätzlich die Möglichkeiten der großen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften. Hier liegen jedoch eindeutige Kostennachteile, weil vergleichbaren Aufwendungen wesentlich geringere Umsatzerlöse gegenüberstehen.

Die kleinen Abschlussprüferpraxen können die Aufwendungen nur dann tragen, wenn sie sich zu Arbeitsgemeinschaften zusammenschließen und gemeinsam ein Wissensmanagementsystem nutzen.

Was ist bei der Einführung eines Wissensmanagementsystems zu beachten?

Wissensmanagement ist mit Investitionen in Menschen und IT verbunden, die sich unter Umständen erst auf lange Sicht rentieren. Es ist daher von Bedeutung bei Einführung eines Wissensmanagements im Testbetrieb rasche Erfolge anzustreben. Die Mitarbeiter müssen die Vorteile für Ihre Tagesarbeit früh erkennen.

Welche Voraussetzungen muss ein geeignetes IT-Programm erfüllen?

Ein integriertes IT-System verknüpft die Arbeitsabläufe der Prozesse mit den Wissens- und Informationsquellen im Unternehmen. So entsteht ein Netzwerk, das abgelegte Informationen und Dokumente intelligent mit dem Wissen der Mitarbeiter vernetzt. Sie erhalten im Rahmen ihrer Aufgaben bedarfsorientiert Zugriff auf die Wissens- und Informationsressourcen.

Über eine komfortable Suchfunktion finden die Mitarbeiter schnell die Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Das System zeigt die Vernetzung des Themas und der Personen auf. Der Prozess (z.B. Jahrsabschlussprüfung von der Auftragsannahme bis zum Bericht) wird chronologisch wiedergegeben.

Wer soll in der Abschlussprüferpraxis das Wissen managen?

Voraussetzung für die effektive Nutzung eines Informationssystems sind eine systematische inhaltliche Aufbereitung konkret umschriebener Wissensgebiete (z.B. Prüfung eines Jahresabschlusses einer großen Kapitalgesellschaft) und eine Wissensmanagementhierarchie. Da es eine idealtypische Wirtschaftsprüfungsgesellschaft nicht gibt, stellen wir uns eine Gesellschaft in der Rechtsform der GMBH mit fünf Geschäftsführern und zwanzig Wirtschaftsprüfern vor, die in der Regel 40 Jahresabschlussprüfungen großer Kapitalgesellschaften durchführen.

Die Einführung eines Wissensmanagements würde in diesem Fall sicherlich im Kreis der zwanzig Wirtschaftsprüfer beschlossen. Die systematische inhaltliche Aufbereitung des Wissensgebiets „Prüfung eines Jahresabschlusses einer großen Kapitalgesellschaft“ würde unter Federführung eines Mitglieds der Geschäftsführung, eines für die Durchführung von Jahresabschlussprüfungen
zuständigen Wirtschaftsprüfers und eines Prüfungsleiters erfolgen. Ergänzt werden muss dieses Team um den Leiter der IT-Abteilung und um einen IT-Projektmanager. Dieser Personenkreis würde das virtuelle Competence Center „Wissensmanagement“ bilden.

Mit welchem Zeithorizont ist bei der Einführung zu rechnen?

Zunächst ist eine Strategie zur Einführung eines Wissensmanagements für das gesamte Unternehmen zu entwickeln. Die individuellen Voraussetzungen und Anforderungen des Unternehmens sind zu identifizieren. Der Prozess der Umsetzung muss in überschaubare Schritte gegliedert werden. Der Nutzen für die Mitarbeiter muss schnell erkennbar werden. An diese erste Phase schließt sich eine Wissensinventur an, die durch die Phase der Konzeptrealisierung abgelöst wird. In der abschließenden Phase wird das System omplementiert und werden die laufenden Verbesserungen und die Aktualisierung organisiert.

Die Dauer der Phasen und die Abgrenzung der einzelnen Schritte sind von den Gegebenheiten im Unternehmen und von der Personalkapazität abhängig. Eine Übersicht kann deshalb nur grobe Anhaltspunkte bieten. Die nachstehenden Zeitangaben betreffen ein Wissensmanagement einer mittelgroßen Abschlussprüferpraxis und den Aufwand an Arbeitstagen für ein Wissensgebiet.

Literaturverzeichnis

WISSEN MANAGEN von Probst/Raub/Romhardt im Gabler-Verlag
Wie Unternehmen ihre wertvollste Ressource optimal nutzen

Mitte der 90er Jahre wurde das Forum für Wissensmanagement in Genf gegründet. Inzwischen liegen viele Fallstudien vor, die auf der Webseite des Forums eingesehen werden können. (http://know.unige.ch)

WISSENSMANAGEMENT FÜR STEUERBERATER von Steinmaurer/Schlager im Linde-Verlag Wissensmanagement am Beispiel einer Jahresabschlusserstellung (Linde Verlag)

Das Anwendungsbeispiel erleichtert es dem Leser, Zugang zum Thema Wissensmanagement zu finden.

WISSENSMANAGEMENT IN DER WIRTSCHAFTSPRÜFUNG von Detmar Ordemann Dissertation, Universität Ulm, Fakultät für Mathematik und Wirtschaftswissenschaften, 2005 (http://www.uni-ulm.de/mawi/mawi-home.html)

Die Dissertation bietet Lösungsansätze zur Umsetzung von Wissensmanagement in der Abschlussprüfung.

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